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Recepção NF-e

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O recebimento de nota fiscal ocorre no momento em que uma mercadoria adquirida, um retorno de produto ou uma devolução de cliente chega à empresa e é feita a recepção do documento e a conferência dos produtos.
Ao dar o seu aceite, o receptor da NF-e torna-se corresponsável pelo documento do ponto de vista fiscal. Então, a empresa que aceita a entrada do documento deve verificar rigorosamente sua legitimidade para evitar futuros problemas tributários.
O NDD Space permite que o usuário visualize as principais informações sobre as NF-e’s recepcionadas (notas fiscais de entrada). Dessa forma, quando necessário, conseguirá localizar e analisar cada documento.


Pré-requisitos para recepção de NF-e

Cada Estado tem suas particularidades quanto ao recebimento de NF-e. De modo geral, é necessário:

  1. Solicitar o credenciamento junto à Secretaria Estadual da Fazenda (Sefaz) do endereço de domicílio da empresa;

  2. Adquirir um Certificado Digital;

  3. Utilizar o NDD Space como software de recepção de nota fiscal.


Impressão de documentos feita diretamente na grid


O usuário pode imprimir os documentos recepcionados, de forma mais rápida. Na grid de listagem de cada documento, ao lado de Detalhes, o usuário encontra dois botões.

Basta apenas selecionar o arquivo desejado e clicar em PDF ou no ícone de download ao lado de Detalhes para baixar o XML do documento. O local do arquivo que foi baixado está no que foi padronizado pelo usuário. Caso isso não tenha sido feito, o sistema armazena na pasta downloads do computador.

O botão PDF é desabilitado:

  • Para documentos com status: Cancelado / Inutilizado / Rejeitado / Erro ou Em processamento;

  • Caso o usuário clique repetidamente e o documento esteja processando para download. É preciso aguardar um pouco para o arquivo ser baixado para que isso não aconteça.

 

Importante

O arquivo não será baixado no formato Zip e serão liberados até 10 documentos por vez pelo sistema.


Filtro de notas emitidas através de CPF


O sistema permite que o usuário filtre notas emitidas através de CPF, para que esses documentos sejam facilmente localizados.

Ao acessar a tela de NF-e Recepção e clicar em Filtros, o usuário pode fazer uma busca avançada que possui vários campos. Entre os que o sistema já possuía é possível também colocar o CPF do emitente. Depois de definir quais campos deseja para a busca é preciso clicar em Aplicar.

As informações selecionadas aparecem em seguida.

Importante

É possível realizar a combinação de filtros rápidos, ou seja, filtros de data com os filtros avançados. Para apresentar os documentos, o sistema leva em consideração ambos os valores informados.


Abrir NF-e recepcionada

O botão Abrir permite visualizar um resumo detalhado de uma NF-e recepcionada pelo NDD Space.
Ele exibe informações agrupadas nas abas:

Dados Cadastrais

Mostra as seguintes informações:

Ocorrências

Revela a situação mais recente de uma NF-e recepcionada, acompanhada de:

Eventos Relacionados

Exibe os eventos relacionados à nota recepcionada, com:

XML

Histórico de Pagamento

Exibe o acompanhamento dos títulos financeiros vinculados aos documentos fiscais recebidos (NF-e)

✓ Dados do Processamento

✓ Total de Tributos (IBS, CBS, IS)

✓ Data e horário em que ações foram aplicadas sobre a nota.

✓ A respectiva sequência (número de vezes).

✓ Versão digital da nota fiscal.

✓ Situação do Pagamento

✓ Tipo do Pagamento

✓ Data Emissão

✓ Número da Parcela

✓ Vencimento

✓ Valor da Parcela

✓ Data Liquidação

✓ Valor Liquidado

✓ Data de Antecipação

✓ Valor Antecipado

✓ Data de Cancelamento

✓ Emitente

✓ Veículo

✓ Data e Hora em que aconteceram.

✓ Destinatário

✓ Informações Adicionais

✓ Ocorrência

✓ Identificação do Emitente.

✓ Produtos/Serviços


✓Identificação dos usuários responsáveis pela execução de operações.

✓ Identificação do Motivo

✓ Total de Tributos (PIS, COFINS, ISS)


✓ Situação da nota.


 

É possível visualizar na última coluna da Grid do documento fiscal desejado com status “Cancelado”, informações detalhadas do mesmo.

Ao clicar em “Abrir”, uma tela é aberta com as informações divididas nas abas:

  • Dados Cadastrais;

  • Ocorrências;

  • Eventos relacionados;

  • XML.

 

Em “Dados Cadastrais”, no subtítulo “Dados do Processamento”, o usuário encontra a situação que o documento fiscal se encontra, através das seguintes informações:

  • Status;

  • Situação;

  • Número do protocolo;

  • Digest Value.

 

Para documentos que estejam com a Situação “Em processamento”, ao selecionar este, o botão “Reprocessar” será habilitado. Ao realizar esta ação, documento é reenviado para SEFAZ e consultas internas nos módulos da plataforma para atualizar a situação no portal. 

Nos casos em que a Situação do documento fiscal no legado estiver “Em processamento”, permanecerá a Situação “Em processamento” no portal, e será adicionada uma nova Ocorrência no registro do documento com a seguinte mensagem: "Documento com situação em processamento, por favor aguarde". 



Dica

Dentro da aba “Dados Cadastrais”, o usuário encontra informações dos seguintes impostos, dentro do subtítulo Produtos/Serviços:

  • ICMS;

  • IPI;

  • PIS;

  • COFINS.


Importante

  • Nenhum campo das abas apresentadas pelo botão “Abrir” pode ser editado.

  • Os campos que não forem encontrados no XML do documento ficarão sem preenchimento.

 

AÇÕES

Reticências (...)

As reticências (...) no topo direito da Grid de Recepção NF-e servem para expandir o menu que exibirá todas as ações possíveis de aplicar no processamento de notas recepcionadas.
A aplicação de ações será possível de acordo com o status em que se encontra a NF-e, e do tipo de ação necessária para que o processamento da recepção cumpra todas as etapas até a sua conclusão.


Sincronizar

É o agrupador das ações “Reenviar Consulta” e “Reenviar Documento”.


Reenviar Consulta

Permite o download de NF-e por chave de acesso e que o XML seja solicitado direto à Sefaz.

Esse serviço será oferecido apenas para solicitação apresentada no prazo de 90 dias, a partir da Autorização de Uso.


Importante

A ação Reenviar Consulta só pode ser aplicada em NF-e’s com status Autorizada.

Reenviar Documento

Permite reprocessar NF-e para que suas validações junto à Sefaz sejam refeitas, e atualizadas no NDD Space.

O portal exibirá ocorrência para NF-e’s que forem reenviadas à Sefaz. Para aplicar a ação é possível selecionar um ou mais documentos na Grid.


Importante

A ação “Reenviar Documento” pode ser aplicada em NF-e’s com status:

  • Autorizada

  • Rejeitada;

  • Denegada.

A capacidade máxima de envio é de 1.000 itens.


Eventos

Evento de NF-e é qualquer ato, realizado por agente envolvido ou relacionado com a operação acobertada pela Nota Fiscal eletrônica.
Os eventos são documentos eletrônicos assinados com certificado digital, agregados à NF-e através dos sistemas informatizados dos Fiscos Estaduais e da Receita Federal do Brasil (RFB).
Entre os eventos configuram os de Manifestação do Destinatário, que servem para este agente declarar a sua participação ou não, na operação acobertada pela NF-e emitida para o seu CNPJ.


No NDD Space, o botão Eventos é o agrupador das ações:





Confirmação da Operação

É um evento de manifestação do destinatário, confirmando que a operação descrita na NF-e ocorreu exatamente da forma como foi informada pelo emissor do documento fiscal.
Esse evento não deve anteceder à entrega da mercadoria. Precisa ocorrer somente após o seu recebimento.
Se estiver tudo certo com a NF-e e a entrega, a operação pode ser confirmada.


Importante

  • A Confirmação da Operação só pode ser aplicada em NF-e’s com status Autorizada.

  • A partir da NT 2020.001 v.1.50, quando solicitado uma manifestação conclusiva (Confirmação da Operação, Desconhecimento da Operação ou Operação não Realizada), deve ser preenchido automaticamente a sequência do evento equivalente ao cenário de manifestação registrada para chave de acesso, ou seja, se existe manifestação conclusiva equivalente a solicitada registrada para mesma chave de acesso na base de processamento do produto, o sistema apresentara a sequência como de número 2 sem permitir qualquer edição. 

Caso exista uma manifestação conclusiva: 

O sistema verifica se sequência do evento é maior ou igual a 2 (dois). 

  • Se sim, notifica o analista fiscal que não será possível gerar a manifestação do destinatário devido ao limite máximo da sequência do evento

  • Se não, prossegue para o próximo cenário. 







Ciência da Operação

A Ciência da Operação é o único evento facultativo e que não tem o objetivo de representar a posição do destinatário sobre a nota fiscal.
Sua finalidade é apenas registrar na nota fiscal a solicitação do destinatário para que o mesmo possa realizar o download do arquivo XML.
Assim, este evento registra na NF-e que o destinatário tem conhecimento da emissão do documento, mas ainda não se posicionou quanto àquela operação.
A Ciência da Operação é usada exclusivamente para que seja possível fazer a baixa do arquivo XML.


Importante

  • A Ciência da Operação só pode ser aplicada em NF-e’s com status Autorizada.

  • A partir da NT 2020.001 v.1.50, quando solicitado uma manifestação conclusiva (Confirmação da Operação, Desconhecimento da Operação ou Operação não Realizada), deve ser preenchido automaticamente a sequência do evento equivalente ao cenário de manifestação registrada para chave de acesso, ou seja, se existe manifestação conclusiva equivalente a solicitada registrada para mesma chave de acesso na base de processamento do produto, o sistema apresentara a sequência como de número 2 sem permitir qualquer edição. 

Caso exista uma manifestação conclusiva: 

O sistema verifica se sequência do evento é maior ou igual a 2 (dois). 

  • Se sim, notifica o analista fiscal que não será possível gerar a manifestação do destinatário devido ao limite máximo da sequência do evento

  • Se não, prossegue para o próximo cenário. 









Operação Não Realizada

Neste evento o receptor reconhece sua participação na operação informada na NF-e. No entanto, declara que a mesma não ocorreu exatamente como foi informado pelo fornecedor.
Essa marcação deverá ser utilizada quando por algum motivo a operação não foi realizada da forma esperada. Como por exemplo, em casos de devolução da mercadoria antes dela entrar na empresa, quando a carga sofre algum tipo de dano durante o transporte, ou se o que foi entregue não corresponde ao que está especificado na nota (itens a mais ou a menos, produto entregue diferente do informado na NF-e, etc).


Importante

  • O evento Operação não realizada só pode ser aplicado em NF-e’s com status Autorizada.

  • A partir da NT 2020.001 v.1.50, quando solicitado uma manifestação conclusiva (Confirmação da Operação, Desconhecimento da Operação ou Operação não Realizada), deve ser preenchido automaticamente a sequência do evento equivalente ao cenário de manifestação registrada para chave de acesso, ou seja, se existe manifestação conclusiva equivalente a solicitada registrada para mesma chave de acesso na base de processamento do produto, o sistema apresentara a sequência como de número 2 sem permitir qualquer edição. 

Caso exista uma manifestação conclusiva: 

O sistema verifica se sequência do evento é maior ou igual a 2 (dois). 

  • Se sim, notifica o analista fiscal que não será possível gerar a manifestação do destinatário devido ao limite máximo da sequência do evento

  • Se não, prossegue para o próximo cenário. 









Desconhecimento da Operação

Evento para as situações em que o destinatário identifica uma operação que não foi efetuada por ele ou que tenha sido feita sem sua autorização.
O Desconhecimento da Operação é uma declaração de que uma ação não foi solicitada pelo destinatário.
Isso pode ocorrer quando o emitente da NF-e utiliza indevidamente a Inscrição Estadual e/ou o CNPJ de determinada empresa. Seja por descuido ou mesmo para encobrir operações fraudulentas.


Importante

  • O Desconhecimento da Operação só pode ser aplicado em NF-e’s com status “Autorizada”.

  • A partir da NT 2020.001 v.1.50, quando solicitado uma manifestação conclusiva (Confirmação da Operação, Desconhecimento da Operação ou Operação não Realizada), deve ser preenchido automaticamente a sequência do evento equivalente ao cenário de manifestação registrada para chave de acesso, ou seja, se existe manifestação conclusiva equivalente a solicitada registrada para mesma chave de acesso na base de processamento do produto, o sistema apresentara a sequência como de número 2 sem permitir qualquer edição. 

Caso exista uma manifestação conclusiva: 

O sistema verifica se sequência do evento é maior ou igual a 2 (dois). 

  • Se sim, notifica o analista fiscal que não será possível gerar a manifestação do destinatário devido ao limite máximo da sequência do evento

  • Se não, prossegue para o próximo cenário. 


Enviar ao ERP

Permite integrar NF-e recepcionadas pelo sistema NDD Space com o sistema de gestão empresarial (ERP), mantendo este atualizado.

O sistema viabiliza o compartilhamento do XML ou do PDF de documentos processados pelo Space com o ERP. Isso ocorre por meio de fila de processamento.  

A ação pode ser acessada pelo botão Enviar ao ERP que está localizado sobre a grid de Emissão ou Recepção, no lado superior direito da tela. 


Importante

A opção Enviar ao ERP está disponível apenas para usuário com permissão de acesso.


Antes de pressionar o botão é preciso selecionar na Grid a(s) NFS-e’(s) para integrar ao ERP. Marque a(s) caixa(s) de seleção ao lado dela(s).  

 Clique em Enviar ao ERP e um pop up surgirá na tela questionando se deseja enviar os documentos selecionados ao ERP. 

 Pressione “Enviar” para confirmar, ou, em “Cancelar”. 

 Quando o processo for concluído corretamente o sistema exibe a mensagem: “Solicitação realizada com sucesso!”  e orientará a acompanhar o processamento do pedido de envio pelo submenu “Solicitações”. 


Dica

O envio ao ERP ficará registrado nas ocorrências correspondentes ao documento. 

Enviar E-mail

Permite enviar o XML da NF-e ou o PDF do Danfe (Documento Auxiliar de NF-e) por e-mail.

Com esta ação é possível compartilhar documentos com outros interessados nos processos operacionais e fiscais.

O usuário será orientado a acompanhar o envio do e-mail pela tela de Solicitações.


Importante

  • A ação Enviar E-mail só pode ser aplicada em NF-e’s com status Autorizada ou Cancelada.

  • O limite de envio é de no máximo 50 arquivos por e-mail.

Solicitar Download

Com esta ação o usuário consegue baixar um ou mais documentos para analisar e compartilhar.

O NDD Space permite realizar o download do PDF ou do XML de NF-e(‘s).

A depender do formato escolhido, será possível baixar documentos com alguns tipos de status:

  • PDF: Formato de download possível para documento(s) com status “Autorizado”.

  • XML: Formato de download permitido para documento(s) com status Autorizado, Cancelado ou Rejeitado.


Importante

  • O download de documentos é realizado por pacotes. Por padrão, cada pasta tem 25 documentos. Mas, o sistema permite baixar pacotes com apenas 1 (mínimo) e com até 1 mil documentos (máximo).

  • Ao realizar o download de vários documentos, se forem encontrados erros em um ou alguns deles, o sistema apontará as falhas encontradas nestes e apresentará o link para o download dos demais.

Eventos Financeiros

Aceitar débito via nota de crédito

Para atender às exigências da Reforma Tributária, foi criada a nova funcionalidade Eventos Financeiros, disponível em diferentes etapas do processo da NF-e. Ao acessa esta ação é exibida a opção:

Aceitar débito via nota de crédito.

Essa opção possibilita que o destinatário registre corretamente seus direitos e obrigações tributárias conforme o novo modelo. Este evento é registrado na recepção de NF-e, vinculando a nota de crédito ao documento original. Esse registro:

  1. ajusta a apuração de IBS e CBS;

  2. garante rastreabilidade do débito;

  3. evita divergências fiscais entre fornecedor e adquirente.

Utilize-o quando:

  1. o fornecedor emitir uma nota de crédito (ex.: ajuste, redução de valores);

  2. o destinatário concordar com o débito informado;

  3. for necessário refletir corretamente o impacto tributário da operação.

Exemplo

Fornecedor emite nota de crédito para ajuste de valores. O destinatário aceita o débito por meio deste evento.

Apropriar crédito presumido

Este evento permite permite registrar a apropriação de crédito presumido, conforme previsto na legislação. O crédito presumido é um crédito concedido:

  1. independentemente do imposto efetivamente pago;

  2. como incentivo ou benefício fiscal específico

O evento é registrado na recepção da NF-e, informando que o contribuinte está utilizando um crédito autorizado por lei, mesmo sem destaque integral do tributo no documento fiscal. Utilize-o quando:

  1. a legislação permitir crédito presumido para aquela operação;

  2. o contribuinte tiver direito ao benefício;

  3. for necessário formalizar o crédito na apuração do IBS/CBS.

Exemplo

Uma operação enquadrada em incentivo fiscal permite crédito presumido. O destinatário registra esse crédito por meio do evento.

Solicitar crédito sobre combustível

É utilizado para solicitar crédito tributário sobre operações com combustíveis, conforme regras específicas da Reforma Tributária. Ele formaliza o direito ao crédito em operações que:

  1. envolvem aquisição de combustíveis;

  2. possuem tratamento tributário diferenciado.

Este evento é registrado na recepção da NF-e, informando que o adquirente deseja:

  1. aproveitar o crédito permitido;

  2. cumprir as exigências formais para sua validação.

Utilize-o quando:

  1. houver aquisição de combustível com direito a crédito;

  2. a legislação permitir o aproveitamento;

  3. for necessário registrar a solicitação de forma oficial.

Exemplo

Empresa compra combustível para atividade operacional e solicita o crédito permitido pela legislação.

Registrar ativo imobilizado

Este evento registra que o bem adquirido será classificado como ativo imobilizado da empresa. Ele é importante para:

  1. definir o tratamento correto do crédito tributário;

  2. garantir a apropriação conforme regras específicas para bens de uso duradouro.

O evento é registrado na recepção da NF-e, indicando que:

  • o bem não será destinado à revenda;

  • fará parte do patrimônio da empresa.

Esse registro influencia:

  • a forma de apropriação do crédito;

  • o controle fiscal e contábil do bem.

Utilize-o quando:

  1. o bem adquirido tiver vida útil prolongada;

  2. for destinado ao uso nas atividades da empresa;

  3. precisar ser registrado como ativo imobilizado.

Exemplo

Compra de máquinas, equipamentos ou veículos para uso próprio da empresa.

Visualizar PDF

Permite visualizar e imprimir o PDF de NF-e’s com status “Autorizada”.

Tanto a visualização como a impressão deve ser feita documento a documento.

Para abrir e imprimir a imagem PDF siga o passo a passo a seguir:

  1. Selecione a NF-e na Grid.

  2. Pressione o botão da ação. O PDF do documento correspondente será aberto em uma nova tela e os botões da impressora e para download do documento serão exibidos no topo direito da imagem.

  3. Pressione o ícone da impressora e a página para configurar como o documento será impresso surgirá. As impressoras cadastradas na máquina do usuário serão mostradas.

  4. Escolha a que deseja usar, defina suas preferências e inicie a impressão.