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Emissão NF-e

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A emissão de NF-e serve como um recibo que é utilizado para o recolhimento de tributos fiscais.
O NDD Space permite que o usuário processe a emissão de NF-e e visualize as principais informações sobre as notas emitidas. Dessa forma, quando necessário, consegue localizar e analisar cada documento e adotar ações em tempo hábil para manter as operações da sua empresa atualizadas e dentro do que determina a legislação.
Emitir Nota Fiscal eletrônica é obrigação de qualquer empresa que comercialize mercadorias e/ou serviços (exceto as isentas por lei).

Entre as operações tributáveis estão a venda para pessoa jurídica, devolução e transferência, por exemplo.


Pré-requisitos para emissão de NF-e

  1. Adquira um certificado digital junto a uma autoridade certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP);

  2. Faça credenciamento na Secretaria da Fazenda (Sefaz) do Estado onde sua empresa está registrada.

  3. Para testar, escolha a modalidade de credenciamento “Em homologação”. Para mudar para o modelo definitivo, escolha “Em produção”;

  4. Utilize o NDD Space como sistema de emissão de NF-e.


Como funciona a emissão

A empresa emissora da NF-e gera um arquivo eletrônico (XML) com as informações fiscais de determinada operação comercial. Este arquivo deve ser assinado digitalmente para garantir a integridade dos dados e comprovar a autoria do emissor.
O arquivo inicial corresponde à NF-e e é transmitido via internet para a Secretaria da Fazenda (Sefaz) da jurisdição do contribuinte.

A Sefaz faz uma pré-avaliação das informações, submetendo as mesmas às regras de validação definidas por manuais e notas técnicas em vigor.
A seguir, a Sefaz retorna respondendo se a NF-e foi Autorizada ou Rejeitada. Se Rejeitada, a mensagem da Sefaz apontará quais erros precisam ser corrigidos para que a nota seja reenviada para validação. Se o retorno for um protocolo de “Autorização de Uso”, basta imprimir o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) e prosseguir com a operação física ou logística de circulação de mercadoria.


Dica

O Danfe é uma representação gráfica simplificada da NF-e, que serve para acompanhar o trânsito da mercadoria comprada/vendida. Trata-se de uma única folha de papel comum onde constam a chave (senha) de acesso e um código de barras para facilitar a consulta da nota armazenada nos servidores da Sefaz e a captura de informações por fiscais. Ainda contém um resumo sobre a NF-e, contendo emitente, destinatário e valor total da carga, com base na nota fiscal vinculada. É a representação física da NF-e para o cliente.


Impressão de documentos feita diretamente na grid


O usuário pode imprimir os documentos emitidos, de forma mais rápida. Na grid de listagem de cada documento, ao lado de Detalhes, o usuário encontra dois botões.

Basta apenas selecionar o arquivo desejado e clicar em PDF ou no ícone de download ao lado de Detalhes para baixar o XML do documento. O local do arquivo que foi baixado está no que foi padronizado pelo usuário. Caso isso não tenha sido feito, o sistema armazena na pasta downloads do computador.

O botão PDF é desabilitado:

  • Para documentos com status: Cancelado / Inutilizado / Rejeitado / Erro ou Em processamento;

  • Caso o usuário clique repetidamente e o documento esteja processando para download. É preciso aguardar um pouco para o arquivo ser baixado para que isso não aconteça.

 

Importante

O arquivo não será baixado no formato Zip e serão liberados até 10 documentos por vez pelo sistema.


Mensagem para documentos sem ciclo de vida

Ao selecionar um documento na grid e clicar na coluna Ciclo de Vida, o sistema abre um flyout, que exibe a seguinte mensagem para documentos que não possuem ciclo de vida: 

  • A apresentação dos dados de Ciclo de Vida deste documento não está disponível. Para que possamos mostrar esses detalhes, o documento precisa ter sido processado desde a sua origem na nova plataforma. Documentos com status "Em processamento" o ciclo de vida não será apresentado. Você ainda pode consultar todo histórico e detalhes da operação dele na aba de Ocorrências do Documento, clicando nos Detalhes do Documento > Aba de Ocorrências. 

Se o documento possuir ciclo de vida, a mensagem não aparece para o usuário. 


Limitar período de rastreio de documentos 

Documentos > CT-e/ CTe-OS/ GTV-e/ MDF-e/ NF-e/ NFS-e > Emissão

 

O usuário pode definir as regras e limites para consulta de documentos no sistema através da restrição do período de busca de até 365 dias, bem como a obrigatoriedade de informar data de início e data de término da busca (na Data de Emissão e Data de Processamento do documento), a fim de garantir precisão e eficiência em suas pesquisas e identificar situações específicas do documento examinado.  

 

Ao realizar a consulta de um documento, serão seguidos os critérios abaixo: 

  • A busca no sistema é permitida para documentos de qualquer ano, estando restrito a um período de 356 dias a partir da data de início da pesquisa; 

  • O usuário deve informar a data de início e a data de término da pesquisa; 

  • O período de busca não poderá exceder 365 dias; 

  • Caso usuário informe um período superior a 365 dias, é exibida mensagem de erro informando que o período de busca foi excedido, conforme o exemplo a seguir:  

 

O intervalo de 1 ano(s) foi excedido. 

 

  • A pesquisa é realizada somente dentro do período informado; 

  • Caso o documento pesquisado não esteja dentro do período informado, ele não será retornado na busca; 

  • A busca será realizada em todos os documentos do sistema, em sua respectiva tela; 

  • Todos os resultados da pesquisa são exibidos em uma lista na tela de operações; 

  • A pesquisa é rápida e eficiente, não afetando o desempenho geral do sistema.

Tipos de emissão NF-e

A emissão da NF-e ocorre quando a nota é transmitida para a Sefaz e recebe retorno sobre Autorização de Uso ou rejeição normalmente. No entanto, quando ocorrem problemas na conexão com o Web Service da Secretaria da Fazenda, a alternativa é emitir a NF-e em modo de contingência.

Emissão Normal

É o processamento padrão de NF-e, executado quando não há problemas de comunicação com a Sefaz:

  1. O contribuinte gera a NF-e;

  2. O documento é transmitido para a Sefaz autorizadora;

  3. Quando a nota é Autorizada imprime o DANFE (Documento Auxiliar da NF-e).

Emissão em Contingência

Deve ser usada quando não é possível fazer a transmissão da NF-e para a Sefaz em tempo real, devido a problemas de internet ou de comunicação com o sistema da Secretaria da Fazenda correspondente. Trata-se da emissão de NF-e sem a prévia autorização do Fisco. Neste tipo de emissão, a nota deve ser enviada à Sefaz em até 24 horas a partir da venda.


Existem várias alternativas de Emissão em Contingência, que seguem critérios específicos:

EPEC

É o Evento Prévio para Emissão em Contingência.

Na prática é uma autorização para impressão. Após a geração do evento para o EPEC e o recebimento de Autorização de Uso, a empresa pode imprimir o Danfe e prosseguir com sua operação física ou logística.

Quando ocorrer o reestabelecimento da comunicação com a Sefaz de origem, deve-se autorizar o documento NF-e na Sefaz de origem.

FS

Formulário de Segurança é única maneira de emitir uma NF-e sem conexão com a internet.

É a alternativa de emitir a nota em contingência com a impressão do Danfe em Formulário de Segurança. Somente as empresas que possuam estoque de Formulário de Segurança poderão utilizar este tipo de papel fiscal para a emissão do Danfe.

FS-DA

Formulário de Segurança para impressão de Danfe.

Trata-se de um modelo similar ao Formulário de Segurança. A única diferença é a substituição do FS pelo FS-DA.

O FS-DA é responsável por ampliar os pontos de venda do Formulário de Segurança, com o surgimento do estabelecimento distribuidor do FS-DA, que poderá adquirir FS-DA dos fabricantes para distribuir aos emissores de NF-e de sua região.


IMPORTANTE

  • O Papel Fiscal ou Papel de Segurança para impressão de Danfe (FS, FS-DA) precisa conter a estampa fiscal na página.

  • O Danfe em FS-DA deve ser impresso em duas vias: uma para guarda do destinatário e outra para guarda do emitente, durante o prazo previsto em lei.

  • No corpo do documento deve constar a expressão “Danfe em Contingência – impresso em decorrência de problemas técnicos”.

SVC

A SVC funciona como uma Sefaz backup para os casos em que a própria Sefaz de origem identifica seu “mal funcionamento".

É semelhante a Contingência EPEC, com o Danfe também podendo ser impresso em papel comum. A diferença é que a nota é enviada para uma Sefaz Virtual de Contingência e não precisa ser transmitida para a estadual (Sefaz de origem), após o restabelecimento da comunicação. Este serviço não está sempre ativo, por padrão. Sua ativação é temporária e é comandada exclusivamente pela Sefaz de origem.


Existem dois locais alternativos para esse tipo de contingência:

  • SVC-AN- Sefaz Virtual do Ambiente Nacional (SVAN);

  • SVC-RS- Sefaz Virtual do Rio Grande do Sul (SVRS).


Importante

A sequência padrão para envio de contingência respeita a seguinte ordem:

  1. Envio Normal (não usa contingência).

  2. Envio em contingência SVC.

  3. Envio em contingência EPEC.

  4. Envio em contingência FS-DA.

Abrir

O botão Abrir permite apenas visualizar um resumo detalhado das informações de uma NF-e processada no NDD Space. Ele exibe dados de campos extraídos da NF-e, como dados do processamento; do emitente; destinatário; totais (valor total da NF-e, impostos, descontos...); entre outros, por meio de informações agrupadas nas abas:

Detalhes

Mostra as seguintes informações:

Ocorrências

Revela a situação mais recente de uma NF-e, acompanhada de:

Eventos Relacionados

Exibe os eventos relacionados ao NF-e emitido:

XML

Histórico de Pagamento

Exibe o acompanhamento dos títulos financeiros vinculados aos documentos fiscais recebidos (NF-e)

✓ Emitente

✓ Transporte

✓ Data e horário
em que ações foram aplicadas sobre a nota.

✓ Data/Hora

✓ Versão digital da nota fiscal.

✓ Situação

✓ Forma de Pagamento

✓ Data Emissão

✓ Número da Parcela

✓ Vencimento

✓ Valor da Parcela

✓ Data Liquidação

✓ Valor Antecipado

✓ Data de Cancelamento

✓ Destinatário

✓ Veículo

✓ Eventos

✓ Produtos/Serviços

✓ Informações Adicionais

✓ Ocorrência

✓ Sequência

✓ Total de Tributos (PIS, COFINS, ISS)


✓ Identificação de usuários responsáveis pela execução de operações.

✓ Emitente da NF-e

✓ Total de Tributos (IBS, CBS, IS)


✓ Motivo

✓ Situação


É possível visualizar na última coluna da Grid do documento fiscal desejado com status “Cancelado”, informações detalhadas do mesmo. Ao clicar em “Abrir”, uma tela é aberta com as informações divididas nas abas:

  • Detalhes;

  • Ocorrências;

  • Eventos relacionados;

  • XML.

 

Em “Detalhes”, no subtítulo “Dados do Processamento”, o usuário encontra a situação que o documento fiscal se encontra, através das seguintes informações:

  • Status;

  • Situação;

  • Número do protocolo;

  • Digest Value.


Para documentos que estejam com a Situação “Em processamento”, ao selecionar este, o botão “Reprocessar” será habilitado. Ao realizar esta ação, documento é reenviado para SEFAZ e consultas internas nos módulos da plataforma para atualizar a situação no portal. 

Nos casos em que a Situação do documento fiscal no legado estiver “Em processamento”, permanecerá a Situação “Em processamento” no portal, e será adicionada uma nova Ocorrência no registro do documento com a seguinte mensagem: "Documento com situação em processamento, por favor aguarde". 


Dica

Dentro da aba “Detalhes”, o usuário encontra informações dos seguintes impostos, dentro do subtítulo Produtos/Serviços:

  • ICMS;

  • IPI;

  • PIS;

  • COFINS.

 

Importante

  • Nenhum campo das abas apresentadas pelo botão “Abrir” pode ser editado.

  • Os campos que não forem encontrados no XML do documento ficarão sem preenchimento.

 

AÇÕES

Reticências (...)

As reticências (...) no topo direito da grid de Emissão NF-e servem para expandir o menu que exibirá todas as ações possíveis de aplicar no processamento de Emissão de documentos.
A aplicação de ações sobre um documento será possível de acordo com o status em que se encontra, e do tipo de ação necessária para que o processamento da emissão cumpra todas as etapas até a sua conclusão. Um documento “Rejeitado”, por exemplo, precisará ser corrigido e reenviado à Sefaz para obter Autorização de Uso.

Eventos

É qualquer fato relacionado a uma NF-e, registrado na Sefaz por um dos agentes envolvidos na operação acobertada pela Nota Fiscal eletrônica: Emissor, Transportador, Destinatário, Unidades Federativas e Fisco (Sefaz).
Os Eventos de NF-e permitem documentar eletronicamente determinados processos de atualização da informação sobre uma NF-e já emitida. Geralmente ocorrem após a sua “Autorização de Uso”, e aparecem ao consultar a NF-e, funcionando como um extrato dos fatos vinculados ao documento.


No NDD Space, o botão Eventos é agrupador das seguintes ações:

Emitir CC-e

A Carta de Correção eletrônica (CC-e) é um evento registrado pelo emitente.

Deve ser utilizada para sanar erros em campos específicos da NF-e, como campos que ficaram em branco, detalhes e códigos sobre a carga (desde que não alterem o valor dos impostos), erros de digitação e outros dados que não se enquadrem nos critérios a seguir:

  • Variáveis que determinam o valor do imposto, como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação ou da prestação;

  • Correção de dados cadastrais que implique mudança do emitente, tomador, remetente ou do destinatário;

  • Data de emissão ou de saída.


IMPORTANTE

A Carta de Correção eletrônica pode ser aplicada somente em NF-e’s com status “Autorizada”.

Cancelamento

Permite solicitar o cancelamento de uma NF-e já Autorizada, em caso de erros de digitação ou nos cálculos fiscais.

Também, se o cliente desistir da compra. A solicitação pode ser enviada à Sefaz no prazo máximo de 24 horas depois da nota ter sido Autorizada, desde que não tenha havido a circulação da mercadoria ou a prestação de serviço.


IMPORTANTE
• O evento de Cancelamento pode ser aplicado somente em NF-e’s com status “Autorizada”.
• Após cancelada, a nota não pode ser recuperada.


Sincronizar

É o agrupador da ação “Reenviar Documento”.

Reenviar Documento

Executa o reenvio de documentos que foram rejeitados, para serem novamente analisados pela Sefaz.

A ação é necessária quando:

  • Ocorre problema com a transmissão da NF-e para a Sefaz e não se tem conhecimento de que a nota foi enviada com sucesso;

  • Ocorre algum problema com a busca automática pelo retorno da Sefaz sobre a autorização, ou não, da NF-e.


IMPORTANTE

A ação Reenviar Documento só pode ser aplicada em NF-e’s com status Rejeitado.

Contingência

Utilize quando não for possível fazer a transmissão da NF-e para a Sefaz em tempo real.

A ação serve para situações em que ocorram problemas de internet ou de comunicação com o sistema da Secretaria da Fazenda correspondente.

O documento emitido em contingência tem o mesmo valor fiscal para o consumidor que o emitido no processo padrão. Existem três tipos de contingência para a NF-e:

  • Formulário de Segurança (FS-DA)

  • Contingência EPEC

  • Contingência SVC.


IMPORTANTE

A Contingência só pode ser aplicada em documentos com status “Em Processamento”.


Para mais informações visualize Emissão em Contingência.

Inutilização

Serve para comunicar à Sefaz sobre números de NF-e’s que não serão utilizados em nenhuma nota fiscal.

A comunicação é necessária em virtude de equívocos no controle da numeração, como a quebra de sequência de uma nota dentro da série a qual pertence. Também pode ser utilizada quando um documento é rejeitado devido à falha que não pode ser corrigida. A inutilização tem caráter de denúncia espontânea do contribuinte sobre irregularidades no processo de emissão de notas.
O NDD Space permite inutilizar uma numeração que ainda não esteja registrada no portal. Para isso, deve:

  1. Pressionar diretamente o botão Inutilização em “Reticências” (...).

  2. Preencher os campos do formulário que será aberto.

  3. Pressionar Enviar para confirmar a solicitação.


IMPORTANTE
• A Inutilização poderá ser aplicada apenas em NF-e’s com status Rejeitado.
• A Inutilização só pode ser feita se a numeração ainda não foi usada em nenhuma NF-e Autorizada, Cancelada ou Denegada.
• O contribuinte pode solicitar a inutilização até o décimo (10º) dia do mês subsequente.

Enviar E-mail

Permite enviar o PDF do Danfe (Documento Auxiliar de NF-e) e/ou o XML da NF-e por e-mail a outros interessados nos processos operacionais e fiscais.

É possível enviar e-mail para:

  • Todos os endereços de e-mail vinculados ao documento.

  • Endereços relacionados ao destinatário da NF-e.

  • Endereços relacionados ao transportador da NF-e.

  • E-mails alternativos (não cadastrados no portal ou relacionados ao documento).


IMPORTANTE

Somente NF-e’s com status “Autorizada” ou “Cancelada” podem ser enviadas por email. Sendo:

  • NF-e Autorizada: Envio do PDF do Danfe e do XML. • NF-e Cancelada: Apenas o XML do documento.

  • O limite é de no máximo 50 arquivos por envio.


DICA

Após finalizado o processo o NDD Space emitirá um alerta de sucesso ou de falha para o usuário. Também avisará que é possível acompanhar o envio de e-mail pela tela de Solicitações: Menu Principal > Documentos > Solicitações.

Enviar ao ERP

Permite integrar NF-e recepcionadas pelo sistema NDD Space com o sistema de gestão empresarial (ERP), mantendo este atualizado. 

O sistema viabiliza o compartilhamento do XML ou do PDF de documentos processados pelo Space com o ERP. Isso ocorre por meio de fila de processamento.  

 A ação pode ser acessada pelo botão Enviar ao ERP que está localizado sobre a grid de Emissão ou Recepção, no lado superior direito da tela.


Importante

A opção Enviar ao ERP está disponível apenas para usuário com permissão de acesso.


Antes de pressionar o botão é preciso selecionar na Grid a(s) NFS-e’(s) para integrar ao ERP. Marque a(s) caixa(s) de seleção ao lado dela(s).  

 Clique em Enviar ao ERP e um pop up surgirá na tela questionando se deseja enviar os documentos selecionados ao ERP. 

 Pressione “Enviar” para confirmar, ou, em “Cancelar”. 

 Quando o processo for concluído corretamente o sistema exibe a mensagem: “Solicitação realizada com sucesso!”  e orientará a acompanhar o processamento do pedido de envio pelo submenu “Solicitações”. 


Dica

O envio ao ERP ficará registrado nas ocorrências correspondentes ao documento. 

Eventos Financeiros

Eventos Financeiros

Para atender às exigências da Reforma Tributária, foi criada a nova funcionalidade Eventos Financeiros, disponível em diferentes etapas do processo da NF-e.  Ao acessar esta ação são exibidas as opções:

Informar pagamento integral 

Este evento será exigido como condição para a apropriação de crédito pelo fornecedor, quando: 

  • A apropriação do crédito exigir uma contrapartida de igual valor como débito, na apuração do adquirente; 

  • O adquirente já tiver apropriado crédito na operação original. 

Exemplo de uso

Nota Fiscal de Crédito do tipo 04 – Redução de Valores. 

Importante

Este evento não é exigido quando houver desfazimento da operação antes do fornecimento, ou seja, antes do efetivo recebimento do item pelo destinatário.

Informar não fornecimento antecipado

Utilize este evento para registrar situações em que o fornecimento não ocorreu de forma antecipada, conforme as regras da reforma.

Informar importação sem isenção

Utilize esta opção para registrar operações de importação que não possuem isenção tributária, garantindo a correta apuração dos tributos.

Atualizar data de previsão de previsão de entrega

Este evento permite ao usuário atualizar oficialmente a data prevista de entrega do bem ou da prestação do serviço. Ele ajuda a manter manter a coerência entre a operação fiscal e a realidade logística, bem como, alinhar o momento do fornecimento com os efeitos tributários.

Utilize-o quando:

  1. houver alteração na logística, transporte ou cronograma;

  2. a data de entrega inicialmente informada não será cumprida;

  3. é necessário registrar a nova previsão de forma formal e rastreável.

Exemplo

Uma entrega estava prevista para o dia 10, mas foi reagendada para o dia 20. O evento “Atualizar data de previsão de entrega” registra essa mudança e mantém a operação fiscal atualizada.


Solicitar Download

Serve para baixar um ou mais documentos do NDD Space, para análise e compartilhamento de dados.

O download pode ser feito em PDF ou em XML, dependendo do status do documento:

  • PDF: Apenas para documentos com status Autorizado.

  • XML: Documentos com os status Autorizado, Cancelado, Denegado, Inutilizado e Rejeitado.


IMPORTANTE

  • O Download de documentos é realizado por pacotes. Por padrão, cada pasta terá 25 documentos. Mas, o NDD Space permite baixar pacotes com apenas 1 (mínimo) e com até 1 mil documentos (máximo).

  • Ao realizar o download de vários documentos, se forem encontrados erros em um ou alguns deles, o portal apontará as falhas encontradas nos mesmos e apresentará o link para o download dos demais.


DICA

Após finalizado o processo o NDD Space emitirá um alerta de sucesso ou de falha para o usuário. Também avisará que é possível acompanhar a solicitação de Download pela tela de Solicitações: Menu Principal > Documentos > Solicitações.

Eventos Financeiros

Cancelar Evento Financeiro

Para atender às exigências da Reforma Tributária, foi criada a nova funcionalidade Eventos Financeiros, disponível em diferentes etapas do processo da NF-e.

Nesta aba, foi criada a ação Eventos Financeiros, com a opção: 

Cancelar Evento Financeiro 
Utilize esta funcionalidade para cancelar um evento financeiro registrado de forma incorreta. 

Visualizar PDF

Permite visualizar e imprimir o PDF do Documento Auxiliar de NF-e (Danfe), com status Autorizado.

Ao selecionar apenas um arquivo e clicar na ação “Visualizar PDF” no siga os passos abaixo: 

Para abrir e imprimir a imagem PDF siga o passo a passo a seguir:

  1. Selecione a NF-e na Grid.

  2. Pressione o botão da ação. O PDF do documento correspondente será aberto em uma nova tela e os botões da impressora e para download do documento serão exibidos no topo direito da imagem.

  3. Pressione o ícone da impressora e a página para configurar como o documento será impresso surgirá. As impressoras cadastradas na máquina do usuário serão mostradas.

  4. Escolha a que deseja usar, defina suas preferências e inicie a impressão.


A ação “Visualizar PDF” também possibilita a seleção de vários documentos e a impressão de todos no mesmo arquivo PDF. Conforme os critérios a seguir: 

  • Ao selecionar mais de um arquivo e solicitar a ação “Visualizar PDF” é exibido o flyout “Impressão” para o usuário escolher a opção de download, com as seguintes alternativas: 

Visualizar os documentos para impressão em arquivos PDF separados:  Quando solicitado visualizar em documentos PDF separados, a solicitação terá vários arquivos PDF, um para cada documento selecionado, e estes PDF´s estarão compactados com a extensão “.zip”. 

Visualizar os documentos para impressão em um único arquivo PDF: Quando solicitado visualizar em um único documento PDF, nesta solicitação haverá um único PDF com todos os arquivos selecionados, este PDF deverá estar compactado com extensão “.zip”. É permitida impressão de, no máximo, 50 documentos por vez. Isso significa que, ao tentar selecionar mais de 50 documentos, a ação não será executada. Em vez disso, é exibida mensagem: “Número máximo de DANFEs permitido para geração de um único arquivo PDF é 50.” 


Importante

A opção “Visualizar os documentos para impressão em arquivos PDF separados”, virá automaticamente marcada por padrão. 

Dica

Os itens estarão disponíveis para impressão em Documentos> Solicitações. 


  • A ordenação dos documentos dentro do PDF seguirá a mesma ordenação exibida na grid antes de solicitar a ação visualizar PDF. 

  • Quando solicitado a ação “Visualizar PDF” para vários documentos e entre eles houver algum que não poderá ser impresso, a solicitação é criada e será finalizada com erro, mantendo o comportamento já existente no portal.